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如何做好新形势下办公室工作【新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨】

发布时间:2019-01-11 15:26:56 影响了:

  [摘 要]高校办公室作为高校的管理中枢,必须与时俱进,不断提高工作的整体水平。文章从当前高校办公室管理存在的主要问题入手,有针对性地探讨了优化高校办公室管理的对策,以适应新形势下高校健康快速发展的客观要求。
  [关键词]高校办公室;管理;问题;对策
  [中图分类号]G647
  [文献标识码]A
  [文章编号]1672―2728(2006)05-0197―03
  
  一、高校办公室管理工作的地位和作用
  
  高校办公室是高等学校的综合办事机构,是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带,具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能,在高校工作中发挥着极为重要的作用。
  
  1.高校办公室的地位
  高校办公室居于学校管理系统的中心地位。高校办公室是协调学校领导办理专门事务、辅助和协助处理日常工作的部门,学校办公室管理的主要职能就是协助学校领导班子处理教学、科研、日常事务,协调上下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。
  (1)在高校担任领导职务的人员大多是学校的主要学术带头人,他们不但要做学术研究,出席各种学术会议,承担一定的教学任务,还要负责学校行政领导工作,其工作任务的繁重可想而知。办公室应当做好领导的参谋和助手,为领导的决策提供尽可能的便利。(2)学校办公室上要承接校级机关的指示、指令和校领导的指示、指令,下要对职能层进行协调和管理,是领导部门联系上下、协调左右、统筹全局、推动整个学校正常运转的枢纽。
  学校办公室同时居于学校管理系统的窗口地位。到学校办事,一般都会先找办公室。办公室是信息网络中心,是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室工作人员的一次接待工作,一次电话的受理,都从一个侧面反映高校管理层的工作作风和精神面貌,甚至反映出党群关系、师生员工关系,反映领导者与领导机关的工作效率。因此,高校办公室良好的形象与作风、高效的办事能力,不但有利于本校工作的开展,还可为学校在社会上树立良好的声誉和形象。由此可见,高校办公室工作的优劣,对学校贯彻落实党的方针政策和上级指示精神,对充分发挥学校领导的领导作用,促进学校各项事业的顺利开展,都具有十分重要的作用。
  
  2.高校办公室的主要作用
  (1)服务作用。大学的教学、科研、管理队伍三者是相辅相成的。一流的教学科研出自一流的管理、一流的服务,从某种程度上讲,管理就是服务。高校办公室工作服务于教学、科研,服务于教职员工和学生,既要完成学校下达的各项任务,又要为教学第一线的教师做好服务和后勤保障工作,是具体任务的执行者。搞好服务是高校办公室的基本职能。
  (2)协调作用。高校办公室的一项重要职能就是协调作用。实施有效的协调有利于提高学校管理系统的整体效益,主要包括政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调、人际协调等等。积极发挥这些协调作用,解决学校工作运行过程中出现的矛盾和问题,可以避免校领导成为各种矛盾、问题的焦点,以利于其集中精力抓大事、议大事。
  (3)参谋作用。学校领导的重要工作之一就是对学校重大问题作出正确的决策,而决策的基础是了解全校的整体情况,这就需要事前进行深入细致的调查研究,取得第一手资料。学校办公室对全校的整体情况应当十分清楚,并能掌握各方面的数据与信息,能为领导提供合理化的建议,为领导的工作献计献策,为领导决策当好参谋。
  (4)督查作用。督查工作就其实质来说,是实施决策、落实批示的一项后续保证手段,也是办公室的一项重要工作内容。领导目标的实现和计划的完成,关键在于落实,而要做到这一点,就必须运用督促检查这一手段来有效地推动执行部门不折不扣地完成工作任务,提高决策的执行效率。此外,通过检查督办可以直接深入到实际工作的主要环节和重点方面,发现正在或可能出现的问题,并即时加以纠正;通过检查督办还可以从实际中获取大量有用、准确的信息,反过来又为决策提供真实可靠的依据,从而提高决策的科学化水平。
  
  二、高校办公室管理中存在的主要问题
  
  1.办公室职能和目标模糊不清
  高校办公室要发挥其最大的功效,为领导和师生员工提供一流的服务,在高校改革与发展中起到更大的作用,就应当先明确办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标,随着各种新问题的出现,办公室职能与目标都会有相应的改变,尤其是工作目标,其动态性更加明显。在实际工作中,高校办公室每天只是按部就班地完成日常工作,就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务,看似与办公室管理无关,实际上仍是办公室业务的扩展。而一些看似归属办公室管理的工作,实际上又不属于其管辖范围,办公室人员极易“越俎代庖”,这一切都从一个侧面说明高校办公室存在着对职能与目标认识不清的问题。
  
  2.办公室工作人员整体素质不高
  办公室工作要讲高效率、高质量,这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容:一是办事速度,二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下,加快工作速度,才是真正的高效率。办公室工作人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风,才能满足工作的要求。但在很多高校,办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅人员中选调,或是直接留校的本校毕业生,甚至是高职称人员的家属,绝大部分属于“半路出家”,且学历、经历各不相同,水平参差不齐,这些都不同程度地影响着办公室作用的有效发挥。
  
  3.高校办公室管理缺乏有效的运行机制
  在实际工作中,高校办公室工作往往处于被动状态,突出表现在工作“四靠”,即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题,工作的计划性和针对性不强,“忙乱”现象十分突出。究其原因,主要是缺乏一套健全的管理制度,难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则;缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制;缺乏自我评价的标准和方法等等,导致工作处于无序状态,整体工作水平提升缓慢。
  4.高校办公室管理方式和手段滞后
  随着高等教育水平的不断提高,高校正进入一个全方位的网络环境。信息化专业的飞速发展,使计算机和相关技术得到广泛应用,给社会的发展提供了前所未有的动力。目前,各行各业都在向信息化方向发展,高校办公室也不例外,这无疑对办公室提高工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求,尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。高校办公室现有的办公设备设施落后,以及传统的工作方法和模式,显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。实现高校办公室办公手段的自动化、信息化、网络化,成为提高管理 水平和工作效率的迫切要求。
  
  三、优化高校办公室管理的对策探讨
  
  1.转变职能,明确目标
  观念是行动的指南。高校办公室应当明确自身的具体业务内容,科学地制定工作计划,形成办公室管理目标体系。同时,办公室传统的埋头苦干、奉命撰文、照章行事等简单的工作方式已经不能适应新形势下高校的发展趋势。这就要求办公室应当树立全新的管理观念,掌握有效的管理方法。(1)以转变行政管理职能为前提,减少直接管理,增加宏观控制,以理顺关系为关键,理顺党、政、群三者以及与政府职能部门、各高校的关系,从而达到合理的职能配置。(2)重新审视界定高校办公室的职能。首先,要依据改革后的高校管理体制,弄清新形势新条件下的办公室到底在学校工作中扮演何种角色,发挥什么作用;其次,要进一步细化明确办公室的具体业务内容;再次,依据各个具体业务内容,明确指定各办公室工作人员的职责分工。(3)科学制定工作计划,形成办公室管理的目标体系。制定计划与目标可围绕高校党委、行政的中心工作和工作重心来确定,同时对目标进行细分,如根据期限可分为近期目标、中期目标、远期目标等。目标制定后,还应当将目标分解落实到人,实行目标责任制、岗位责任制。
  
  2.提高素质,树立“以人为本”的管理理念
  办公室工作人员素质的高低,是能否有效开展办公室各项工作的前提与基础。其中,政治思想是做好工作的前提,业务知识则是做好工作的基础。因此,办公室工作人员首先应当加强政治思想理论和党性修养,要在思想上、行动上与党中央保持高度一致,要自觉维护学校党委、行政的权威,还要努力学习马列主义、毛泽东思想,学习邓小平理论和“三个代表”重要思想,不断提高政策水平,避免出现政策性错误。其次,办公室工作人员应提高文化素养,全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力,从而提高办公室的服务质量和绩效。第三,办公室工作人员还须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展,知识更新的速度日益加快,办公室工作人员必须具有超前意识,树立终身学习的理念,不断提高自身的业务素质,掌握办公室现代化管理的方法和手段,从而适应不断复杂化的高校管理工作。具体来说,业务素质包括两个方面的内容:业务知识的掌握和较强的实际工作能力。一般来说,办公室工作人员的知识面越广,工作能力就会越强。所以,办公室工作人员不但要掌握一定的文秘、管理、经济、法律、档案等方面的专业知识,还要熟悉教育,要学习掌握高等教育管理理论和教育工作规律,对学校的专业设置、学科建设、科研工作等情况都要有所了解。简言之,办公室工作人员应有“万金油”的本领,才能履行好办公室的职责。
  此外,办公室工作还具有偶发性和突发性的特点,为妥善做好这类工作,办公室工作人员应深入教学科研工作的第一线,多观察,勤思考,现场分析、解决问题。通过实践锻炼,丰富工作经验,提高应变能力和实际工作能力。
  高校办公室在提高人员素质的同时,要特别注意坚持“以人为本”的管理理念。“以人为本”,是做好办公室工作的重要原则。在工作中坚持“以人为本”,就是要树立主动服务的观念。人本管理是通过确立人在管理过程中的主导地位,继而围绕如何调动人的积极性、创造性开展工作,如何在开展工作时体现“人文关怀”;人本管理更强调把人作为单位最重要的资源,根据人的能力、兴趣、特长、心理和生理状况等综合情况来科学地为其安排较为合适的工作岗位,并在工作中充分考虑人的成长和价值。人本管理的目标是最终使工作人员达到自我管理,而自我管理是管理的最高境界。人本管理思想的贯彻过程即是提升员工素质、提高工作效率和水平的过程。
  
  3.规范工作制度,实现高效运转
  完善制度,规范管理,是确保高校办公室工作高效运行的基本要求。高校办公室在开展工作时,如果不遵循一定的规律,不建立科学的规章制度,要实现办公室工作的规范运行就是一句空话。为此,高校办公室必须重视建章立制。一是要健全工作规范,要按照“从严、从细、从实”的原则,建立健全一系列规章制度,规范办文、办事、办会等工作程序,努力使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。为促进办公室管理进一步正常化,使办公效率进一步提高,对一些常规性工作还应实现程序化,即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求等等。
  
  [参考文献]
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  [5]王群.做好新形势下高校办公室工作[J].北京教育,2004,(11).
  [6]辛敏英,黄俊浩.高校学院办公室人员素质要求浅谈[J].广东工业大学学报,2005,(9).
  [责任编辑:青 水]

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